Uutta työntekijää odotetaan hartaasti jakamaan työnkuormaa. Kun sitten ensimmäinen työpäivä koittaa, hänet lykätään toisen työntekijän ”harteille” ilman sen kummempaa suunnittelua. Uusi työntekijä kokee olevansa tiellä ja vanha konkari tuskastuu, kun ei ehdi tehdä omia tehtäviään.

• Kyllähän se siitä oppii, kun katsoo ja tutkii, miten on ennen tehty
• Ei täällä kenelläkään ole aikaa olla tekemässä yhden ihmisen hommia kahteen pekkaan
• Keksii varmaan jonkun uuden luovan ratkaisun, kun ei olla koko ajan tyrkyttämässä apua
• Ei minuakaan kukaan silloin aikoinaan opastanut
• Kenen homma se perehdytys pitäisi olla, kun pomo ei ole sitä kenelläkään määrännyt
• Eihän siitä edes makseta erikseen

Vaikuttaako tutulta? Hyvä perehdyttäminen olisi tärkeää, jotta uusi työntekijä voisi antaa kunnolla panoksensa työyhteisölle mahdollisimman nopeasti. Perehdyttämissuunnitelma pitäisi laatia jo siinä vaiheessa, kun uuden henkilön rekrytointia suunnitellaan. Saattaa olla, että uusi työntekijä tarvitaan poislähteneen tilalle. Tämä aiheuttaa omat paineensa. Ei ole aikaa laatia perehdyttämissuunnitelmaa. Mutta voisiko tällaisia tilanteita ennakoida?

Perehdyttämistä varten kannattaa laatia perusrunko jo silloin kun ei olla ns. jäniksen selässä. Hyvää runkoa on helppo muuttaa kuhunkin yksittäiseen perehdyttämiseen soveltuvaksi, kun ei tarvitse lähteä liikkeelle pyörän keksimisestä.

Perehdyttämisrunko sisältää esimerkiksi seuraavat asiat:

• Perusasioita yrityksestä/yhteisöstä esim. toiminta-ajatus, liikeidea; miksi yritys/yhteisö on olemassa
• Organisaatio ja henkilöstö, henkilöstövaikuttaminen
• Toimintatavat yrityksessä/yhteisössä: Arvot, mitkä asiat ovat tärkeitä, mitä henkilöstöltä odotetaan
• Koko yrityksen/oman yksikön tavoitteet
• Käytäntöön ja käytökseen liittyviä asioita, joita on huomioitava esim. asiakaspalvelussa, pukeutumisessa, omien ja työasioiden hoitamisessa yms.
• Työsopimukseen, työsuhteeseen, työaikaan, palkkaan yms. liittyvät asiat
• Työterveyshuolto
• Työpaikan tilat, työskentely-ympäristö, työturvallisuus
• Koulutus ja sisäinen tiedottaminen
• Muut asiat. esim. harrastus- ja virkistystoiminta, henkilöstöpalvelut

Perehdytysrungon laatimiseen kannattaa ottaa henkilökuntaa mukaan. Tällöin saadaan asioihin laajempi näkökulma. Samalla on myös kullan arvoinen tilaisuus käydä nämä asiat läpi vaikka koko työyhteisön kanssa ja tehdä työpaikasta entistä parempi työpaikka.

Omat työtehtävät-osiotakin voidaan suunnitella jo etukäteen merkitsemällä perehdytysrunkoon eri työkokonaisuuksien perusasioita, joita voidaan tarvittaessa räätälöidä juuri kyseisen uuden henkilön työtehtävän mukaisiksi.

Aivan yhtä tärkeää kuin hyvän perehdytysrungon laatiminen on määritellä, kenen vastuulle minkäkin asian perehdyttäminen kuuluu. Jotkut asiat ovat selkeästi esimiehen tehtäviä. Esimiehen tehtäviin kuuluu myös tarkistaa, miten perehdyttäminen etenee ja miten uusi työntekijä on solahtanut joukkueeseen. Muita perehdyttämistehtäviä voi olla hyvä jakaa eri henkilöille. Näin opastuksen aiheuttama lisätyö tasaantuu ja samalla uusi työntekijä tutustuu lähemmin myös muuhun työyhteisöön. Haluammehan, että uusi työntekijä näkee valoa tunnelissa!